La situation est grave, toutes les opérations sont en mode arrêt. Toutefois, vous allez devoir continuer à tenir des audiences sans mettre à risque qui que ce soit.
Voxlog vous offre trois approches pour vous aider dans cette situation exceptionnelle.
- Enregistrement d’une conférence téléphonique en direct avec Voxlog Client
- Enregistrement d’une conférence vidéo en direct via un outil de conférence vidéo
- Enregistrement d’une conférence vidéo ou téléphonique après le fait avec Voxlog Audio Integrator
#1: Enregistrement d’une conférence téléphonique en direct
La possibilité d’enregistrer une conférence téléphonique avec Voxlog est simple d’utilisation et accessible pour tous les intervenants ayant accès à un téléphone.
Faire un appel direct à une personne reste la formule la plus simple et directe, mais limite le tout à une seule personne. L’autre approche est d’utiliser les services d’une solution de conférence téléphonique que votre organisation ou un fournisseur externe peut vous fournir.
Afin d’enregistrer vos conférences téléphoniques, il vous suffit d’utiliser un coupleur téléphonique qui sera branché sur un poste qui aura Voxlog Client d’installé.
Facile à utiliser, il suffit de le connecter entre le combiné, dans la prise pour le casque téléphonique, et le téléphone. Ce coupleur comprend un câble qui est terminé par une prise USB et il suffit de le connecter dans une des prises USB du poste que vous utiliserez.
Pour connaître les détails de configuration de votre poste et pour un bon fonctionnement, veuillez consulter le document technique.
Vous désirez faire l’achat de ce coupleur pour vos besoins en télétravail? Contactez Louis Turmel par courriel [email protected] ou au 1-418-830-0495 poste 201.
#2: Enregistrement d’une conférence vidéo en direct
La deuxième option est celle de tenir une audience via un outil de conférence vidéo. Toutefois si vous utilisez uniquement le téléphone pour participer à cette audience, vous devrez utiliser la méthodologie présente au point précédent. Si vous utilisez les fonctions audio de l’ordinateur, il est possible d’enregistrer l’audio de tous les intervenants de votre conférence vidéo.
Dans ce cas, pour enregistrer l’audience, deux conditions s’appliquent:
- Avoir un poste qui possède un mélangeur audio inclus. On retrouve ce type de mélangeur habituellement sur les portables qui ont un microphone et une caméra intégrés.
- Il faut que la personne qui enregistre l’audience n’ait pas à parler (avoir un microphone actif) pour effectuer l’enregistrement.
Pour connaître les détails de configuration de votre poste et pour un bon fonctionnement, veuillez contacter le soutien technique: [email protected].
Conseil pratique: L’utilisation d’un casque avec microphone vous permettra d’augmenter la qualité de l’enregistrement.
Vous pourrez donc créer ou associer le dossier approprié, enregistrer l’audio de votre ordinateur et ajouter les annotations que vous désirez.
Aussi simple que ça!
Voxlog documente vos décisions dans toutes les conditions même en mode télétravail.
#3. Enregistrement d’une conférence vidéo ou téléphonique après le fait
Vous ne pouvez pas enregistrer en direct votre conférence audio ou vidéo avec Voxlog? Vous pouvez cependant enregistrer ces audiences avec l’outil que vous prévoyez utiliser.
Nous avons développé une nouvelle solution, du nom de Voxlog Audio Integrator (VL-AI), qui vous permettra, après la tenue de l’audience, d’intégrer votre fichier audio ou vidéo (seule la trame audio sera intégrée dans Voxlog).
Ce nouvel outil vous permettra d’insérer, avec les données de base tels la date, l’heure, le numéro de dossier ( et selon le cas, des données provenant de votre rôle) dans la base de données de Voxlog pour vos besoins de gestion des audiences.
Nous avons fait des tests avec des outils comme Microsoft Teams et ZOOM dans les deux cas, les fichiers audio et vidéo de ces produits s’intègrent parfaitement à notre solution.
Advenant le cas où vous désirez utiliser un autre outil, contactez nous et vous devrez nous fournir un exemple de fichier que nous devrions intégrer à Voxlog.
